Erstellen eines Ticketing-Systems von Anfang bis Ende mit Microsoft Office-Anwendungen (2024)

Wir freuen uns, Ihnen ein brandneues Projekt vorzustellen: ein Ticketing-System, das auf SharePoint basiert. Wenn Sie wie ich sind, haben Sie SharePoint wahrscheinlich bereits als Backend für komplexe Systeme verwendet und dabei unzählige Stunden mit der Wartung verbracht. Obwohl SharePoint eine ausgezeichnete Plattform für die Speicherung von Informationen und Dokumenten ist, ist die Entwicklung eines vollständig funktionierenden Ticketing-Systems in SharePoint ein schwieriger und zeitaufwändiger Prozess.

Die gute Nachricht ist, dass es einen einfacheren Ansatz gibt, der Power Automate und Forms verwendet, um ein starkes, skalierbares und anpassungsfähiges Ticketing-System aufzubauen. Durch die Nutzung der Automatisierungsfunktionen und der Forms-Funktion in Power Automate konnte ich ein modernes Ticketing-System in SharePoint entwerfen, das benutzerfreundlich und skalierbar ist.

Mit nur wenigen Klicks können Sie Tickets in SharePoint erstellen, genehmigen, bearbeiten, Benachrichtigungen senden und schließlich schließen. Sie haben die Möglichkeit, das visuelle Erscheinungsbild des Systems an Ihre Marke anzupassen und zusätzliche Funktionen entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen hinzuzufügen.

Eine Übersicht über das SharePoint Ticketing-System

Ein umfassendes Ticketing-System mit einem Genehmigungsworkflow kann von vielen Personen im Unternehmen genutzt werden, um ihre Supportfragen und Anliegen einzureichen. Dieses Ticketing-System sollte automatische Statusaktualisierungen sowie Einblicke in die eingereichten Tickets bieten.

Das Supportpersonal sollte in der Lage sein, die Tickets zu öffnen, daran zu arbeiten, den Status zu aktualisieren, Kommentare hinzuzufügen und sie schließlich zu schließen.

Erforderliche Anwendungen von Microsoft Office

Um das Ticketing-System zu erstellen, benötigen Sie folgende Anwendungen von Microsoft Office:

  • MS Forms
  • MS OneDrive
  • MS Power Automate
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Teams
  • MS Lists

Stellen Sie sicher, dass Sie über Zugriff auf diese Anwendungen über Ihr Office 365-Konto verfügen. Wenn Sie keinen Zugriff auf diese Funktionen haben, können Sie Lizenzen für Office-Produkte über unsere Partner-Website erwerben.

Die am häufigsten verwendeten Begriffe in diesem Leitfaden

Bevor wir fortfahren, nehmen Sie sich bitte einen Moment Zeit, um sich mit einigen der unten aufgeführten Begriffe vertraut zu machen, da wir sie im weiteren Verlauf des Entwicklungsprozesses häufiger verwenden werden:

  • Forms: Forms von Microsoft oder MS Forms
  • Benutzer/Antwortender/Einreicher: Die Person, die das Ticket einreicht (Antwortender auf die Forms)
  • Antwort: Die Informationen, die über die Forms bereitgestellt wurden. Sie umfassen die Informationen, die zur Erstellung eines Tickets verwendet werden.
  • Genehmiger: Die Person, die die Antwort validiert und ihr vor der Hinzufügung als "Neues Ticket" zur SharePoint-Liste die endgültige Genehmigung gibt.
  • SharePoint-Liste: Eine Liste in SharePoint, die alle Tickets mit ihren jeweiligen eindeutigen IDs oder Ticketnummern enthält.
  • Element/SharePoint-Elementliste: Ein einzelnes genehmigtes Antwortticket (Ticket) in der SharePoint-Liste wird als Element in der SharePoint-Liste bezeichnet.

Wie entwickelt man ein Ticketing-System in SharePoint?

Der Workflow für dieses SharePoint-Ticketing-System ist in dem folgenden Prozessflussdiagramm dargestellt. Anschließend folgt eine ausführliche Erklärung mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie wir dieses Ticketing-System ordnungsgemäß zum Funktionieren bringen.

Die drei Hauptelemente, aus denen das Ticketing-System besteht, sind:

  • MS Forms - Für die Benutzeroberfläche
  • MS SharePoint - Für das Backend
  • Power Automate Workflow - Für Integration und Automatisierung

Ticketing-System: Power Automate-Entwicklungsfluss

Es ist wichtig zu betonen, dass Sie keine Vorkenntnisse in der Programmierung benötigen, um dieses Ticketing-System zu erstellen. Wenn Sie den unten angegebenen Anweisungen folgen, können Sie dies problemlos tun.

  1. Microsoft Forms zusammen mit ihren Anhängen

Erstellen Sie ein Microsoft Formular mit allen erforderlichen Feldern wie "Tickettitel", "Problem Beschreibung" usw. sowie einer Option zum "Anhängen von Dateien". Benutzer können Tickets erstellen, indem sie alle erforderlichen Informationen in diesem Abschnitt bereitstellen, der als Frontend unseres Ticketing-Systems fungiert.

Für diese Demonstration können Sie das Formular "Support Ticket" nennen.

  1. Erstellen von Listen in SharePoint

Erstellen Sie zwei verschiedene Listen in SharePoint. Eine zum Speichern aller Tickets (z. B. eine Liste mit dem Namen "Support Tickets"), die alle erforderlichen Spalten und Felder wie das Formular enthält.

Der nächste Schritt besteht darin, eine Liste aller Personen zu erstellen, die berechtigt sind, das Ticket einzureichen (z. B. eine Liste mit dem Titel "Ticketeinreicher") sowie eine Spalte, die angibt, ob sie eine Genehmigung ihres Managers benötigen - Ja oder Nein.

  1. Microsoft Forms für den Genehmigungsworkflow

Entwickeln Sie einen benutzerdefinierten Genehmigungsprozess für die über Forms eingereichten Antworten.

Für diese Demonstration erstellen wir einen Genehmigungsprozess, bei dem "einige Benutzer eine Genehmigung vom Manager benötigen" und "andere keine Genehmigung benötigen", bevor der Eintrag in die SharePoint-Liste (an das Support-Team) gespeichert werden kann.

  1. Power Automate-Workflow für das Ticketing-System

Um das Ticketing-System mit Power Automate zu automatisieren, folgen Sie den folgenden Anweisungen:

  • Öffnen Sie Microsoft Power Automate.
  • Klicken Sie auf "+Erstellen".
  • Wählen Sie "Cloud Flow Automation/Automated Cloud Flow".
  • Geben Sie Ihrem Workflow einen Namen.
  • Wählen Sie ein Übergangselement, z. B. "Wenn eine neue Antwort eingereicht wird".
  • Wählen Sie das Formular anhand seines Namens aus.
  • Fügen Sie bei Bedarf die Aktion "Antwort abrufen" hinzu, um bei jeder neuen Antwort benachrichtigt zu werden.
  • Lassen Sie Power Automate die Daten aus der Formularantwort abrufen.
  • Fügen Sie die Aktion "Elemente abrufen" hinzu, um Daten aus der SharePoint-Liste "Ticketeinreicher" abzurufen.
  • Fügen Sie eine Bedingung hinzu, um zu überprüfen, ob eine Genehmigung erforderlich ist und ob die Antwort "Ja" oder "Nein" lautet.
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Aktionen hinzu, um den Genehmigungsprozess zu steuern.
  • Fügen Sie die Aktion "Element erstellen" hinzu, um die Formulardaten in der SharePoint-Liste zu speichern.
  • Fügen Sie weitere Aktionen hinzu, um das Formular und die SharePoint-Liste zu synchronisieren.
  • Fügen Sie Aktionen hinzu, um E-Mails an den Einreicher und das Genehmigungsteam zu senden.
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Aktionen hinzu, um das Ticketing-System zu verbessern und anzupassen.

Dies ist eine allgemeine Übersicht über den Entwicklungsfluss des Ticketing-Systems in SharePoint mit Power Automate und Forms. Für detailliertere Informationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen empfehlen wir Ihnen, den vollständigen Artikel auf der Website von Code Creators Inc. zu lesen.

Fazit

Die Erstellung eines Ticketing-Systems in SharePoint mit Microsoft Office-Anwendungen wie Forms, SharePoint, Power Automate, Outlook, Teams und Lists bietet eine effiziente und skalierbare Lösung für Unternehmen, die ihre Supportprozesse verbessern möchten. Mit den richtigen Tools und einer klaren Anleitung können Sie ein benutzerfreundliches und anpassbares Ticketing-System erstellen, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen dabei geholfen hat, ein besseres Verständnis für die Entwicklung eines Ticketing-Systems in SharePoint zu erhalten. Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Implementierung benötigen, stehen Ihnen unsere Experten für Power Automate und SharePoint gerne zur Verfügung. Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin und entdecken Sie das volle Potenzial von Power Automate und SharePoint für Ihr Unternehmen.

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